In de voorlaatste nieuwsbrief was vermeld dat de ALV dit jaar niet door zou gaan.
Echter, zoals de voorzitter in de laatste nieuwsbrief heeft aangegeven zijn we, ondanks een samenkomstverbod, toch verplicht om een ALV te organiseren.
De enige mogelijkheid die overbleef was; het organiseren van een digitale ALV.
Deze moet echter wel aan een aantal voorwaarden voldoen om wettelijk goedgekeurd te worden, dat zijn:
- de deelnemer moet kunnen worden geïdentificeerd
- de deelnemer moet in staat worden gesteld om de vergadering live te volgen
- de deelnemer moet zijn stem kunnen uitbrengen
- Om aan deze voorwaarden te kunnen voldoen hebben we een abonnement genomen op een programma welke wordt aanbevolen door NOC/NSF.
Als eerste vragen wij u om u aan te melden voor het bijwonen van de ALV.
Dit kunt u doen via een e-mail aan de penningmeester:
penningmeester@hvld.nl
U dient dat te doen
met uw eigen e-mailadres en daarbij moet u
uw mobiele telefoonnummer vermelden.
Op dit e-mailadres krijgt u een aantal dagen voor de ALV de definitieve uitnodiging.
Hierop staan uw gegevens vermeld en een button om in te loggen.
Wanneer u heeft ingelogd krijgt u een SMS met een inlogcode waarmee u kunt deelnemen aan de ALV.
Met deze code kunt u ook al voor de vergadering inloggen en eventueel alvast de documenten lezen.
Deze code blijft geldig tot en met de ALV, dus bewaar deze code goed.
Op de live stream staat een venster waarin de sprekers in beeld kunnen komen, een chatvenster waarin u eenvoudig uw vraag kunt stellen en een venster met documenten.
De meeste documenten kunt u hier nu al lezen op onze site.
De eigenlijke vergadering start om 20.00 uur, maar de livestream gaat al open om 19.00 uur.
Wij willen u vragen om in het uur voorafgaand aan de vergadering de stukken alvast door te nemen, zodat de vergadering vlot kan verlopen.
Ook kunt u dan al eventuele vragen stellen die we dan tijdens de ALV zullen beantwoorden.
LET OP: Bij het
vragen stellen dient u zich absoluut te beperken tot het agendapunt dat behandeld wordt, dit om chaos te voorkomen.
Als er gestemd moet worden verschijnt een stemblok in beeld waarin u uw keuze kunt aangeven.
Deze stemming zal na korte tijd gesloten worden en dan hebben wij het resultaat direct zichtbaar om dan ook gelijk de uitslag bekend te kunnen maken.
Van de stemmingen is in een log te zien wie er gestemd heeft en hoe.
Er is zelfs te zien hoe laat de stem is uitgebracht. We kunnen dus altijd nagaan wie er gestemd heeft.
Nogmaals:
Wilt u deelnemen aan de digitale ALV, meldt u dan aan bij de penningmeester, via de e-mail, onder vermelding van uw 06-nummer.
U krijgt dan enkele dagen voor de ALV de definitieve uitnodiging.
Volgend jaar doen we een nieuwe poging om een gewone ALV te organiseren en deze staat gepland op zaterdag 27 maart 2021.